Echange de données entre shifTime, Visual-planning et MS Outlook

• Vous avez des personnels qui doivent avoir accès en consultation et en modification aux seuls événements du planning qui les concernent ?
• Vous ne voulez pas mettre en place une gestion de droits spécifique pour eux?

Le module applicatif VPsynchro de shifTime permet de partager, créer et modifier à travers l'agenda MS Outlook, des tâches planifiées dans le planning d'entreprise... et réciproquement.

Tout cela en temps réel, de façon bidirectionnelle.

Avec VPsynchro-Outlook, l'interaction avec le planning par des employés distants ou non, est simple :

• Planifiez des tâches pour vous-même ou votre équipe grâce auux fonctionnalités avancées de Visual-Planning.
• Communiquez via OUTLOOK leurs rendez-vous et leurs tâches à chacun des intéressés grâce à VPsynchro, en mode client-serveur LAN ou WEB
• Visualisez dans Visual-planning les rendez-vous et les tâches transférés dans le planning de l'entreprise depuis les clients Outlook de chacun.
• Gérez les imputations des temps de travail par projet  postées par les utilisateurs distants, ainsi que  le déroulement des tâches grâce à VPsynchro.

 Une synchronisation mono ou bi-directionnelle

L'interface de paramétrage permet de spécifier les modes de fonctionnement adaptés aux besoins de l'utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs d'un planning. Choisissez la synchronisation de Visual-planning vers Outlook ou l'inverse, ou les deux.

 La synchronisation des événements choisis

Le paramétrage permet de définir quels événement de Visual-planning et quels rendez-vous Outlook seront concernés par le synchronisation.

• Date: la date de début permet d'exclure les événements trop lointains ou passés
• Catégorie:on peut sélectionner les événements sur la base de leur catégorie Outlook ou de leur activité dans Visual-planning
• Affectation: l'affectation a une équipe ou à un employé en particulier est un critère possible de filtrage
• Privé: les événements privés de Outlook, ou marqués non-synchronisable dans Visual-planning ne seront pas synchronisés
• import ou export: des règles différentes peuvent e^tre défini pour l'importation dans le planning ou l'exportation vers Outlook

Le paramétrage établi les correspondances entre les rubriques d'événements de Visual Planning et les caractéristiques des rendez-vous de MS Outlook.

• Notes, sujet, lieu, catégorie pour Outlook,
• Notes, activité, categorie, rubriques de la ligne du planning, de l'activité ou des formulaires d'événements pour Visual-planning

Exemple de synchronisation du planning des congés

• On peut spécifier que toutes les absences de la catégorie 'Congés Payés', sur les lignes des employés d'un même service, sont synchronisables vers l'agenda Outlook du chef de service, identifié par son nom.

• Que le chef de service peut modifier par synchronisation les demandes de congés du planning, après qu'il les ait modifiées dans son agenda

• En retour, on peut définir la ligne du chef de service, dans le planning, comme unique affectation aux congés qu'il aura créés dans Outlook, considérés comme siens.

• VPsynchro est rapide, sûr, très simple à utiliser et ultra configurable.
• VPsynchro permet d'échanger des informations tels les congés et absences ou les activités avec le planning
• VPsynchro est utilisable à travers le web comme sur un réseau local

  VPsynchro-Outlook fonctionne avec toutes les versions de shifTime. Les pré-requis sont :

Visual-planning 'Essential V5' ou  'Enterprise V5, V6 et V7', et Microsoft OUTLOOK v2000 et ultérieur, y compris OUTLOOK 365.

Nota : VPsynchro-Outlook ne fonctionne pas avec Visual-planning 'One' .